Fatturazione elettronica e fisco: tutto ciò che devi sapere e fare per essere sempre in regola

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Molti la vivono come l’ennesima lungaggine burocratica destinata a complicare ulteriormente la vita di professionisti, piccole e medie imprese e aziende. A un’analisi più approfondita, però, non è difficile vedere come la fatturazione elettronica abbia rappresentato un punto di svolta nel percorso di digitalizzazione delle attività imprenditoriali del nostro Paese.

Anche grazie alla spinta derivata dall’obbligo di fatturazione elettronica (introdotto a partire dal 1 gennaio 2019), il numero di professionisti e di imprese che hanno adottato un approccio digitale alla gestione economica e finanziaria è cresciuta in maniera esponenziale.

Un successo che non è strettamente legato all’obbligo di legge. Basta un uso anche sporadico della fattura elettronica per rendersi conto di quanto sia comoda e di tutti i vantaggi che garantisce.

Piattaforme come Libero SiFattura, poi, rendono la fatturazione elettronica ancora più facile da utilizzare. E utile. Si avrà ovviamente la possibilità di inviare e ricevere fatture, ma non solo. Dalla stessa piattaforma potrai gestire il flusso di cassa, inviare la prima nota e solleciti di pagamento e molto altro ancora. Il tutto con un’interfaccia intuitiva e semplice da utilizzare.

Fattura elettronica: più di un semplice obbligo legale

Non devi vederla come l’ennesimo tentativo dell’Erario di rubarti tempo che potresti dedicare allo sviluppo del tuo business. Come accennato, la fattura elettronica ha rappresentato un fattore fondamentale per la digitalizzazione delle imprese, garantendo vantaggi gestionali, economici e (ovviamente) fiscali.

• Riduzione dei costi. Meno carta, meno inchiostro, meno spedizioni postali. La fattura elettronica ti permette di ottimizzare e ridurre le spese da sostenere per la gestione fiscale della tua impresa.
• Maggiore efficienza. L’invio e la ricezione delle fatture sono immediati, permettendo così di ridurre le tempistiche dell’intero processo di fatturazione (e accelerando le tempistiche dei pagamenti).
• Sicurezza e tracciabilità: Le fatture transitano attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), garantendo che arrivino a destinazione e siano archiviate in modo sicuro per il periodo stabilito dalla legge.
• Organizzazione migliore: L’archiviazione digitale dei documenti fiscale rende la ricerca delle vecchie fatture molto più rapida. Semplificando così anche le procedure necessarie per eventuali verifiche fiscali.

Le implicazioni fiscali dirette

Così come le fatture cartacee, anche la fattura elettronica rappresenta l’architrave sulla quale poggia l’intera infrastruttura – e gestione – fiscale della tua attività imprenditoriale. Dalla corretta emissione della fattura – e dalla sua corretta gestione – passa infatti la conformità con il fisco delle tue attività imprenditoriali.

• L’importanza del Sistema di Interscambio (SdI): Il Sistema di Interscambio è “il postino digitale del Fisco”. Si tratta dell’infrastruttura informatica che si occupa di ricevere e smistare le fatture elettroniche verso il destinatario. Inoltre, le “registra” anche per l’erario, assicurando che l’intero processo di fatturazione avvenga in maniera conforme alle disposizioni di legge.
• La fatturazione per l’IVA. La fattura elettronica è il documento ufficiale che certifica l’operazione imponibile e il conseguente calcolo dell’IVA. Il collegamento diretto tra l’invio/ricezione tramite SdI e la liquidazione periodica dell’imposta rende cruciale la tempestività e la correttezza nella gestione del ciclo di fatturazione elettronica per garantire l’esatta conformità fiscale e la corretta determinazione del saldo IVA (a debito o a credito) da versare o recuperare
• Controllo e verifiche fiscali. Grazie alla fatturazione elettronica, il Fisco ha un quadro più chiaro e immediato delle transazioni. Questo non deve essere visto solo come un controllo, ma anche come un mezzo per ridurre l’evasione e le frodi, a tutto vantaggio delle imprese oneste.
• L’archiviazione digitale a norma: L’archiviazione digitale delle fatture non è opzionale e deve essere effettuata attenendosi alle disposizioni previste dalla norma. Non si tratta del semplice salvataggio di una copia della fattura sul proprio PC: l’archiviazione digitale deve garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la leggibilità dei documenti informatici per tutto il periodo previsto dalla legge.

Gli errori più comuni: come riconoscerli e come evitarli

Nonostante i vantaggi, la fatturazione elettronica presenta insidie. Riconoscere e prevenire gli errori più comuni è cruciale per la tua serenità fiscale (e per evitare brutte sorprese nel corso di qualche controllo). Ecco i principali.

• Errore 1: Dati errati. Prima di inoltrare la fattura al Sistema di Interscambio, verifica sempre che tutti i dati inseriti siano corretti. Controlla che il nome (o la ragione fiscale) del destinatario sia riportato correttamente, che il numero di partita IVA corrisponda e che tutte le informazioni fiscali – come l’aliquota IVA applicata e la natura dell’operazione – siano indicate. L’utilizzo di un gestionale può essere di grande aiuto: ti permetterà di controllare “in tempo reale” la correttezza delle informazioni inserite ed eviterà che tu commetta errori.
• Errore 2: Archiviazione non a norma: Come già detto, tutte le fatture inviate devono essere archiviate in forma digitale seguendo le specifiche previste dalla normativa fiscale del nostro Paese. Non basta scaricarle sul PC: devono essere conservate in modo che sia garantita la loro autenticità, integrità e affidabilità. Anche in questo caso, l’utilizzo di un gestionale mette al riparo da qualunque rischio: potrete conservare le fatture a norma semplicemente cliccando su un pulsante.
• Errore 3: Ignorare le notifiche di scarto: Il SdI non si occupa solamente di inviare la fattura al destinatario: verifica anche i dati e invia notifiche nel caso in cui non possa essere correttamente recapitata. Si tratta delle cosiddette notifiche di scarto, che vengono generate nel caso in cui la fattura presenti uno o più errori. Nel caso se ne riceva una, sarà necessario individuare l’errore, correggerlo e inviare nuovamente la fattura.

Il ruolo cruciale del gestionale

Da quanto detto sopra si capisce che, pur non essendo obbligatorio, l’utilizzo di un gestionale per fattura elettronica è più raccomandabile. Non solo ti mette a riparo da tutti gli errori descritti sopra – e molti di più – ma può metterti a disposizione funzionalità avanzate pensate per facilitare la gestione dell’azienda a 360°.

Piattaforme come SiFattura oltre agli strumenti per la fatturazione elettronica offrono anche funzionalità pensate per la contabilità e l’amministrazione finanziaria dell’azienda.

Grazie ai tre piani disponibili, poi, avrai la possibilità di scegliere la versione che più si adatta alle tue necessità.

Il piano Basic, gratis per tutti, offre funzioni base del gestionale: gestione illimitata di anagrafiche, fatture, ricevute, preventivi, note di credito, invio dati al Sistema Tessera Sanitaria e ricezione illimitata di fatture elettroniche. Il piano Lite, ritagliato sulle esigenze dei liberi professionisti, offre invio e ricezione di illimitate fatture elettroniche oltre a strumenti di reportistica avanzata e tutto ciò di cui hai bisogno per tenere sotto controllo la fatturazione della tua azienda. Con il piano Pro puoi sbloccare le funzionalità avanzate del gestionale: invio e ricezione di illimitate fatture elettroniche anche verso la pubblica amministrazione, creazione automatica della prima nota, scadenziario, estratto conto, gestione solleciti automatici, promemoria scadenze, previsionale dello stato di cassa, generazione e invio di fatture e documenti in modo automatico e programmabile

Insomma, qualunque sia la tua esigenza, SiFattura ha la soluzione più adatta a te.