Sei un forfettario e devi fare una fattura a una PA, ma non ci riesci? Ecco spiegato come procedere
Guida pratica per chi è in regime forfettario e deve emettere una fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Dai requisiti iniziali, come la firma digitale, fino alla compilazione e all’invio tramite Sistema di Interscambio.
Fare una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione quando si è in regime forfettario può sembrare complicato, ma in realtà è una procedura precisa più che difficile. Serve conoscere gli strumenti giusti e seguire alcuni passaggi obbligati: dalla firma digitale fino all’invio tramite il Sistema di Interscambio. Qui trovi una guida chiara e completa per non sbagliare.
- La firma digitale: il punto da cui partire
- Accesso al sistema e area Fatture e Corrispettivi
- Fattura elettronica PA forfettari: compilazione dei dati
- Beni, servizi e importi
- I passaggi fondamentali prima dell’invio
- Firma, invio e tempi di elaborazione
- Attenzione agli errori più comuni
La firma digitale: il punto da cui partire
Prima ancora di compilare la fattura, c’è un requisito fondamentale: la firma digitale.
Per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione è indispensabile firmare il file XML. Senza questo passaggio, il Sistema di Interscambio scarta automaticamente il documento.
La firma digitale ha lo stesso valore legale di una firma autografata e garantisce che la fattura sia autentica e non modificata.
Puoi ottenerla tramite dispositivi fisici come smart card o token, oppure con una soluzione remota che funziona tramite codice OTP su smartphone. È la modalità più pratica e veloce, soprattutto per chi lavora spesso online.
E la firma digitale con la CIE, la carta d’identità elettronica, tramite app CieSign? Purtroppo non può essere utilizzata perché serve la firma digitale con la massima valenza legale (FEQ), mentre l’app genera una tipologia adatta ai documenti.
Accesso al sistema e area Fatture e Corrispettivi
In questo tutorial verrà preso come esempio il sistema di fatturazione dell’Agenzia delle Entrate, poiché è tra i più diffusi fra chi è a regime forfettario, oltre a essere gratuito. Se ne utilizzi un altro, i passaggi saranno più o meno simili.
Dunque, per emettere una fattura elettronica a una PA devi entrare nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
L’accesso avviene oggi tramite SPID, carta d’identità elettronica o firma digitale.
Una volta dentro, cerca il servizio “Fatturazione elettronica” e accedi alla sezione “Fatture e Corrispettivi”. Dopo aver accettato le schermate iniziali, seleziona “Fatturazione elettronica e Conservazione” e poi scegli “Fattura PA”.
A questo punto entri nella fase operativa vera e propria.
Fattura elettronica PA forfettari: compilazione dei dati
La compilazione è divisa in sezioni. La prima riguarda i tuoi dati: verifica che siano corretti e ricordati di indicare come regime fiscale il regime forfettario (art. 1 c. 54-89 L. 190/2014).
La seconda sezione è dedicata al cliente. Nel caso della Pubblica Amministrazione, è fondamentale inserire il codice univoco ufficio, composto da sei caratteri. Senza questo dato la fattura non viene recapitata.
Arriviamo poi ai dati del documento. Qui devi:
- scegliere il tipo documento (fattura o parcella, voce importante per la PA)
- inserire numero e data
- confermare il regime fiscale corretto
Beni, servizi e importi
Nella sezione “Beni e servizi” inserisci la descrizione della prestazione o del prodotto, proprio come faresti in una fattura tradizionale.
Indica il prezzo concordato e imposta l’aliquota IVA a zero. Essendo in regime forfettario, non applichi IVA, quindi dovrai specificare anche la natura dell’operazione selezionando “non soggette – altri casi”.
Una volta completata questa parte, salva i dati e torna alla schermata principale.
I passaggi fondamentali prima dell’invio
Prima di inviare la fattura ci sono alcuni elementi obbligatori da completare.
Devi inserire il riferimento normativo del regime forfettario, cioè “art. 1 c. 54-89 L. 190/2014 e successive modifiche”.
Se l’importo supera 77,47 euro, è necessario aggiungere il bollo virtuale da 2 euro.
Se sei un professionista con cassa previdenziale o iscritto alla Gestione Separata INPS, puoi inserire anche i contributi o la rivalsa, a seconda della tua situazione.
Infine, compila i dati di pagamento: modalità (di solito bonifico), IBAN e scadenza. È una sezione cruciale perché consente alla PA di pagarti correttamente.
Controlla poi che il totale documento coincida con l’importo della fattura.
Firma, invio e tempi di elaborazione
Dopo aver verificato tutti i dati, salva il file XML e firmalo digitalmente. Solo a questo punto puoi procedere con l’invio.
Dal menu di trasmissione carica il file firmato e invialo al Sistema di Interscambio. Una volta inviato, non potrai più modificarlo.
Il sistema assegna un numero di protocollo e avvia i controlli. La fattura può impiegare anche 24-48 ore per comparire tra quelle emesse.
Attenzione agli errori più comuni
Gli errori più frequenti riguardano dettagli che possono sembrare secondari: codice univoco sbagliato, tipo documento non corretto, dati mancanti o firma digitale assente.
Quando succede, la fattura viene scartata e va rifatta. Per questo è importante ricontrollare tutto prima dell’invio.
Con un po’ di pratica, però, la fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione diventa una procedura ordinaria anche per chi è in regime forfettario.
