Dal preventivo alla fattura pagata: come SiFattura ti aiuta a gestire la tua attività

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Che tu sia un freelance, una micro o piccola impresa poco cambia: per fare bene il tuo lavoro non dovrai concentrarti esclusivamente su quella che potremmo definire la tua “attività principale” (ossia, quello di cui tu ti occupi). Volente o nolente, dovrai anche destreggiarti tra scadenze, numeri e scartoffie varie.

Il ciclo di fatturazione, in particolare, è quello che richiede maggiore attenzione. L’emissione della fattura a lavoro completato è, infatti, solamente l’ultimo passaggio di un processo molto più lungo che prende il via con la presentazione e l’accettazione del preventivo.

In questo scenario, l’utilizzo di un gestionale come Libero SiFattura può essere sicuramente d’aiuto per una lunga serie di motivi. Sarà come avere a disposizione un assistente personale pronto ad assisterti passo dopo passo dalla generazione del preventivo e della prima nota, fino alla gestione e all’emissione dei solleciti.

Gestire il ciclo di fatturazione in maniera semplice: i trucchi

Il segreto sta nell’organizzazione. Affinché il ciclo di fatturazione sia efficiente e funzionale non ci si può limitare alla semplice emissione di documenti. È infatti necessario creare un flusso di lavoro che riduca al minimo gli errori manuali e massimizzi la velocità di incasso.

Necessario, quindi, organizzare il proprio lavoro affinché tutto proceda come stabilito, seguendo un processo standardizzato e, nei limiti del possibile, codificato.

• Partire sempre da un preventivo solido. Il primo trucco per non perdere tempo è documentare ogni accordo. Un preventivo dettagliato non serve solo a chiudere la vendita, ma funge da base tecnica per la fattura. Se il preventivo è preciso, la fattura sarà pronta in pochi secondi senza dover ricalcolare importi o descrizioni.
• L’automazione dei passaggi. Evita di inserire due volte gli stessi dati. Il passaggio dal preventivo alla fattura (o al Documento di Trasporto) deve essere immediato. Utilizzare sistemi che permettono la conversione automatica dei documenti elimina il rischio di refusi e garantisce coerenza tra quanto promesso e quanto fatturato.
• Organizzazione delle anagrafiche. Mantenere un database clienti e un listino prodotti/servizi sempre aggiornato è un investimento di tempo che ripaga ogni giorno. Richiamare i dati con un clic invece di cercarli ogni volta tra vecchie email o biglietti da visita trasforma un compito noioso in un’operazione fulminea.
• Standardizzazione e chiarezza. Utilizza modelli professionali dove le scadenze e le modalità di pagamento siano scritte “a prova di errore”. Più le informazioni sono chiare per il cliente, minori saranno le probabilità che il pagamento subisca ritardi a causa di dubbi o incomprensioni.

Prima nota, flusso di cassa e solleciti: come evitare sorprese

Il lavoro legato alle “scartoffie”, però, non finisce qui. Quella che abbiamo visto è solamente la prima parte, probabilmente la più semplice da organizzare e gestire. Dopo aver emesso fattura, infatti, ci si dovrà accertare che quel denaro entri effettivamente in cassa, onde evitare possibili problemi finanziari.

Anche in questo caso, l’organizzazione e la “standardizzazione” la fanno da padroni. Una gestione finanziaria disorganizzata è la causa principale di stress per professionisti e imprese. Per evitare brutte sorprese, è necessario adottare un metodo rigoroso basato su tre pilastri.

• La gestione costante della Prima Nota. La prima nota è lo strumento fondamentale per avere il polso della situazione quotidiana. Registrare tempestivamente ogni entrata e ogni uscita permette di avere una visione d’insieme sull’andamento delle entrate e delle uscite e di semplificare la contabilità.
• Monitoraggio del Flusso di Cassa (Cash Flow). Il profitto sulla carta non coincide sempre con la disponibilità liquida. Il monitoraggio del cash flow serve a prevedere il futuro finanziario dell’attività: potrai avere sempre una visione chiara del denaro disponibile in cassa così da poter programmare investimenti (come lo sviluppo di nuovi prodotti o servizi o assunzione di collaboratori), analizzare e calendarizzare le scadenze (sia delle fatture da incassare, sia quelle da saldare) oppure passare “all’extrema ratio”.
• L’arte del sollecito: fermezza e professionalità. Un ritardo nel pagamento non è sempre sinonimo di malafede; spesso è una semplice dimenticanza del cliente. Tuttavia, gestire i solleciti in modo sistematico è vitale per la salute dell’attività.

SiFattura in tuo soccorso: come sfruttarlo al meglio

Tanto nella prima fase (quella che si chiude con l’emissione della fattura) quanto nella seconda, Libero SiFattura è il tuo più prezioso alleato. Non è “solo” un software di fatturazione elettronica; è un vero assistente gestionale nel cloud grazie al quale potrai facilmente inviare preventivi ai tuoi clienti, gestire anagrafiche, inviare e ricevere fatture elettroniche e molto altro ancora.

Accessibile da qualunque dispositivo (PC, tablet e smartphone) e ovunque tu sia, Libero SiFattura ti permette di creare intuitivamente preventivi e fatture partendo da modelli di facile compilazione e lettura. Potrai così creare e inviare un preventivo mentre sei ancora dal cliente e discuterne con lui “in diretta”. Dalla piattaforma gestionale, invece, potrai generare la Prima Nota, gestire il flusso di cassa e automatizzare l’invio dei solleciti di pagamento.

Con i tre piani a disposizione, poi, avrai la certezza di scegliere sempre quello che meglio si adatta alle tue necessità. Il piano Basic, gratuito, è cucito sulle esigenze delle partite IVA forfettarie. Il piano Lite e il piano Pro, invece, danno risposta alle esigenze di professionisti, micro e piccole imprese mettendo a disposizione strumenti avanzati di gestione finanziaria e tributaria.