Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche: obblighi e vantaggi
Non solo un obbligo a norma di legge. La conservazione delle fatture elettroniche porta con sé anche dei vantaggi. Ecco quali.
L’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche rappresentano solamente una parte della gestione del ciclo di fatturazione di un’impresa o di un professionista. La vera sfida, e spesso l’aspetto più trascurato, è cosa fare con tutti quei file XML – sia inviati, sia ricevuti – una volta che sono transitati attraverso il Sistema di Interscambio? Come devono essere conservati e gestiti nel corso del tempo?
A dispetto di quello che molti pensano, un semplice “Salva file con nome” non è sufficiente. La conservazione delle fatture elettroniche è un processo regolamentato volto a garantire l’integrità, autenticità e valore legale dei documenti fiscali per un periodo di tempo piuttosto lungo. Ignorare questo obbligo espone la tua attività a rischi e sanzioni in caso di controlli.
In questo articolo ci addentreremo negli aspetti chiave di questa procedura, trasformando quello che può sembrare un onere in una vera e propria opportunità. Vedremo esattamente cos’è la conservazione a norma, come viene implementata in pratica e, soprattutto, quali sono i vantaggi concreti che la digitalizzazione completa del tuo archivio può portare alla tua efficienza operativa.
Che cos’è la conservazione sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva, o Conservazione Digitale a Norma, è il processo tecnico e giuridico che conferisce valore legale a un documento fiscale digitale, rendendolo equivalente al documento cartaceo.
Come accennato prima, non si tratta semplicemente di salvare la ricevuta della fattura elettronica sul disco rigido del proprio computer. Così come previsto dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale e dal DPR 633 del 1972, il sistema per la conservazione digitale deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
Come si conservano le fatture elettroniche
Da un punto di vista tecnico e procedurale, la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche potrebbe sembrare piuttosto complessa. All’atto pratico, come vedremo tra qualche paragrafo, è molto più semplice e immediato di quanto si possa pensare.
Il punto di partenza è rappresentato dal file XML generato dal Sistema di Interscambio, ossia dalla versione digitale della fattura stessa. Questa tipologia di file, infatti, consente di “indicizzare” correttamente il documento fiscale, in modo che possa essere facilmente trovato all’interno dell’archivio digitale in caso di controllo o verifica fiscale da parte delle autorità.
Affinché la conservazione possa essere ritenuta valida, la fattura elettronica deve contenere la firma elettronica del soggetto emittente e una marca temporale che stabilisca con certezza assoluta quando sia stata emessa. In questo modo è possibile garantire l’autenticità e l’integrità della fattura e del suo contenuto.
Il processo di conservazione sostitutiva si conclude con l’inserimento della fattura in un lotto di archiviazione insieme ad altre fatture.
Un processo lungo e articolato, insomma, ma meno complesso di quello che potresti pensare. Utilizzando gestionali come Libero SiFattura, potrai conservare le fatture elettroniche in maniera semplice e immediata. Indipendentemente dal piano scelto (di cui uno gratuito), infatti, potrai acquistare crediti di conservazione, grazie ai quali potrai archiviare a norma per 10 anni le fatture emesse e ricevute nel corso dell’anno solare.
Potrai scegliere tra tre diversi pacchetti – 250 fatture inviate e ricevute, 500 fatture inviate e ricevute, 1.000 fatture inviate e ricevute – quello che meglio si adatta alle tue esigenze e tagliare così costi e sprechi.
Perché archiviare le fatture elettroniche: i vantaggi
Sebbene sia un obbligo di legge, la conservazione digitale delle fatture può rappresentare un’opportunità strategica per l’azienda o il libero professionista. L’importante è approcciare il processo con il giusto spirito e scegliere il partner ideale per una conservazione semplice e senza preoccupazioni (come SiFattura, ad esempio).
Il primo beneficio tangibile è l’efficienza operativa: si eliminano totalmente i costi e le complessità legate alla stampa, all’archiviazione fisica e al mantenimento degli archivi cartacei.
La conservazione sostitutiva, poi, permette l’indicizzazione accurata di tutti i documenti fiscali, abbattendo le tempistiche necessarie alla ricerca di fatture vecchie di anni.
Infine, si ottiene una massima sicurezza contro smarrimenti o eventi catastrofici, poiché i file digitali protetti dalla marca temporale e dalla firma digitale garantiscono l’integrità dei dati e la piena conformità in caso di ispezioni fiscali.
