5 errori da evitare quando scegli l'email per la tua azienda
Quando si crea una casella di posta elettronica professionale è necessario fare attenzione a non commettere errori. Scopriamo insieme i più comuni.
Immagina di esser finalmente riuscito a contattare quell’azienda con la quale sogni di collaborare da anni. Immagina che ti chieda di inviargli il tuo progetto e un business plan per capire se c’è effettivamente la possibilità di lavorarci su congiuntamente.
Immagina, però, di inviare il tutto utilizzando il tuo vecchio indirizzo di posta elettronica, quello “simpatico” che hai creato appena adolescente. Insomma, non è difficile immaginare che non ci faresti una grande figura.
Che tu sia un libero professionista, una micro o piccola impresa poco cambia: per far fare il salto di qualità alla tua azienda, è necessario avere e utilizzare un indirizzo email professionale, con il quale comunicare con clienti e fornitori.
Il nome e il dominio della mail per l’azienda, però, non devono essere scelti con sufficienza. La fretta è sempre cattiva consigliera ed è necessario evitare di commettere errori banali che potrebbero avere effetti più deleteri di un normale indirizzo di posta elettronica.
Errore #1: Utilizzare un’email generica e non professionale
Immagina di ricevere una lettera d’affari scritta su un pezzo di carta strappato da un quaderno. Un “biglietto da visita” tutt’altro che invidiabile. Un indirizzo email generico è un po’ la stessa cosa per il mondo digitale. Non il migliore dei modi di presentarsi a collaboratori, fornitori e possibili clienti.
Se hai un’attività imprenditoriale o commerciale (o hai intenzione di aprirne una) è di fondamentale importanza avere un indirizzo di posta elettronica professionale che ti permetta di comunicare con professionalità e serietà.
Una scelta, quella di creare una mail con dominio personalizzato, che ci fa acquisire immediatamente maggior credibilità agli occhi dei nostri interlocutori, siano essi clienti o collaboratori. Un modo intelligente di investire sul branding aziendale.
Creare un indirizzo di posta professionale, poi, è più semplice di quanto si possa immaginare. Con Libero Mail Business l’intero processo dura non più di una manciata di minuti e non richiede particolari conoscenze tecnologiche. Ti verrà chiesto di impostare sia il nome dominio sia il nome della casella, così da poter optare per la coppia più in linea con le tue esigenze di business. Scegliendo il piano Suite, non solo potrai creare fino a cinque caselle di posta elettronica, ma avrai a disposizione anche una suite di produttività in cloud – editor testi, foglio di calcolo e presentazione – accessibile da qualunque dispositivo e 1TB di spazio d’archiviazione.
Errore #2: Scegliere un nome non chiaro
La scelta del nome, come accennato inizialmente, non deve essere casuale né frettolosa. Il nome per una mail professionale deve essere semplice, facile da capire, ricordare e scrivere.
Nomi troppo complessi, con numeri o simboli, possono generare confusione nell’interlocutore (in modo particolare se li stai dettando a voce o nel corso di una video chiamata) e apparire poco professionali.
L’ideale è utilizzare nomi come info@latuazienda.it, supporto@latuazienda.com, vendite@latuazienda.net, semplici da ricordare e capaci di dare indicazioni immediate sulla loro “funzione”. Nel caso di indirizzi personali, invece, la soluzione più semplice è data dalla combinazione nome @cognome.it (come per esempio maria @rossi.it).
Errore #3: Trascurare la sicurezza e la privacy
La tua casella di posta elettronica lavorativa contiene inevitabilmente dati sensibili di ogni genere (da quelli personali a quelli bancari, passando per quelli più legati al business) dei tuoi clienti o collaboratori.
Fondamentale, dunque, proteggere in maniera adeguata queste informazioni, onde evitare che possano finire nelle mani di cyber criminali pronti a venderli al miglior offerente (o ricattarti per riaverli indietro).
I servizi di posta professionali, sfruttando funzionalità avanzate come crittografia, filtri anti-spam robusti e autenticazione a due fattori (2FA), garantiscono un altissimo livello di protezione da minacce informatiche di ogni genere. Sarai protetto da tentativi di truffa online e da tentativi di accesso abusivi, mentre tutte le comunicazioni che invierai saranno al riparo “da occhi indiscreti” grazie a filtri crittografici che ne oscurano l’invio.
Errore #4: Non considerare la scalabilità e le funzionalità aziendali
Scegliendo una mail professionale sceglierai anche un servizio di posta elettronica che cresce insieme alla tua azienda.
La scalabilità e l’adattabilità alle tue esigenze di business sono infatti due dei punti di forza di questa tipologia di servizi: potrai aggiungere nuove caselle all’occorrenza e aggiungere spazio di archiviazione quando ne avrai bisogno.
Abbiamo già visto, ad esempio, che Libero Mail Business permette di creare fino a cinque caselle di posta elettronica con lo stesso nome dominio quando ne avrai più bisogno. Potrai così aggiungere nuove caselle nel caso in cui tu voglia organizzare la posta in arrivo in maniera più efficiente; oppure dotare di un indirizzo personale il nuovo assunto.
Errore #5: Perdere opportunità di branding
Lo abbiamo già detto: avere una mail con nome dominio personalizzato è un’opportunità di branding da non lasciarsi sfuggire. Le caselle di posta professionali aumentano la riconoscibilità del brand e rafforzano la percezione di fiducia e di professionalità da parte dei clienti e delle altre aziende o professionisti con i quali collaboriamo.
Ogni messaggio inviato con un indirizzo nome@latuazienda.it permette di rafforzare l’identità e la “fama” della tua attività imprenditoriale. In breve, un’email professionale non è solo un indirizzo, è un investimento nella credibilità, sicurezza e crescita del tuo brand.
